Stellenbeschreibung Assistenz / Sekretariat

Zur Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Fachabteilungen unseres Unternehmens in ihrer täglichen Arbeit ist zum nächstmöglichen Termin die Stelle als

Assistenz der Geschäftsführung / Sekretariat

neu zu besetzen. Bei der Stelle handelt es sich um eine Teilzeit-Beschäftigung.
Ihre Aufgaben:

  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  • Überwachung von Fristen und Terminen der Geschäftsführung
  • Besetzung der Telefonzentrale, Entgegenahme, Vermittlung und Dokumentation von eingehenden Telefonaten
  • selbständige Korrespondenz mit Geschäftspartner, Ämtern und Behörden sowie Amtsgerichten, auch per E-Mail
  • eigenständige Bearbeitung gerichtlicher Mahnverfahren, Fertigung einfacher Klageschriften, Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Einholung von Registerauszügen
  • Anfertigung von Schriftsätzen nach Diktat vom Band, Erstellung von Muster- und Serienbriefen, Excel-Dateien
  • Koordinierung der Termine der Geschäftsführung, Betreuung der Besucher der Geschäftsführung bei Wartezeiten
  • Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Protokollierung der Sitzungen und Erstellung des Protokolls
  • Führen der Hauptkasse
  • Koordinierung der Anmeldung der Mitarbeiter zu Fortbildungsveranstaltungen und Dokumentation der Teilnahme
  • Koordinierung der Beschaffung von Büro- und Reinigungsmaterialien
  • Überwachung anstehender Gratulationen zu Jubiläen und Geburtstagen, der rechtzeitigen Versendung von Weihnachtsgrüßen an Geschäftspartner sowie von Beileidsbekundungen
   
Ihr Profil:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte oder  durch langjährige Tätigkeit auf diesem Gebiet erworbene Berufserfahrung

  • sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, stilsicheres Ausdrucksvermögen

  • Grundkenntnisse im Zivil- und Zivilprozessrecht (Mahn-, Klage- und Zwangsvollstreckungsverfahren)

  • souveränes Auftreten gegenüber Geschäftspartnern des Unternehmens

  • ausgeprägtes Koordinationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise

  • schnelle Auffassungsgabe

  • Bereitschaft zur ständigen Erweiterung der Kenntnisse und Fähigkeiten

  • sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) und Nutzung aller gängigen Korrespondenzwege (Telefon, Brief, Fax, E-Mail, WhatsApp)

  • PKW-Führerschein
Was wir von Ihnen erwarten:

  • hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität
  • absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Ehrlichkeit
  • unternehmerisches Denken und Handeln 
  • ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeit
  • Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
  • Bereitschaft zu ständiger Weiterbildung und Kenntniserweiterung
  • stilsichere Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
  • selbständiges und strukturiertes Arbeiten
  • Pünktlichkeit
  • PKW-Fahrerlaubnis
                       
Was wir Ihnen bieten:

  • eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem aufgeschlossenen Team

  • zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen Qualifizierung und Weiterentwicklung

  • flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, Kultur der offenen Türen

  • flexible Arbeitszeiten

  • faire Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge
Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen senden Sie bitte an:

               GIB - Gadebuscher Immobilienbetreuungs-GmbH                    oder                     per E-Mail an: bewerbung@gib-gadebusch.de
               z. H. Frau Post - persönlich
               Steinstraße 18
               19205 Gadebusch